专业保洁服务询价邀请函：撰写指南、核心要素与实用范文精选318

在现代企业运营中，一个整洁、卫生的工作环境不仅是提升员工工作效率和舒适度的基础，更是塑造企业专业形象、保障客户体验的关键。无论是办公室、商业空间还是其他公共区域，专业的保洁服务都显得尤为重要。然而，如何高效、公正地筛选出最符合自身需求且性价比高的保洁服务供应商，往往是企业面临的挑战。一份结构清晰、内容详尽的保洁询价邀请函，是实现这一目标的首要且关键的步骤。它不仅能帮助潜在服务商准确理解您的需求，也能为您后续的报价比较和决策提供坚实依据。本文将作为一份全面的指南，深入探讨保洁询价邀请函的撰写要点、核心要素，并提供丰富的实用范文，助您轻松高效地找到理想的保洁合作伙伴。

一、撰写保洁询价邀请函的背景与重要性

保洁服务询价邀请函（Request for Quotation - Cleaning Services, RFQ）是企业或机构在寻求外部保洁服务时，向潜在服务商发出的正式文件。其核心目的是明确告知服务需求、服务标准、合作条件等，并邀请服务商提供详细的报价方案。一份高质量的询价邀请函具有以下重要性：

确保信息对称： 详细描述服务需求，避免因信息不对称导致的误解或服务质量不符。
提高筛选效率： 结构化的询价邀请函能帮助服务商快速评估自身能力，提高报价的针对性，从而减少无效沟通。
保障公平竞争： 为所有受邀服务商提供统一的信息和要求，确保他们在同等条件下进行报价，便于公正比较。
奠定合作基础： 清晰的条款为后续的合同签订和项目管理提供坚实的基础。
提升专业形象： 一份专业严谨的邀请函，也能体现发件方的规范化管理和专业素养。

二、核心要素：一份成功的邀请函应包含什么？

一份完整且有效的保洁询价邀请函应涵盖以下核心要素：

1. 函件标题

简洁明了，突出主题，例如：“关于[项目名称]保洁服务项目询价邀请函”。

2. 收件方信息

明确写出被邀请公司的名称、地址、联系人及职务（如果已知），表示尊重和正式。

3. 发件方信息

我方公司的名称、地址、联系人、职务、联系电话和电子邮箱。

4. 邀请目的

开篇即说明邀请贵公司参与我方保洁服务项目的询价，并简述项目背景。

5. 项目概述

服务地点： 详细地址，包括楼层、区域等。
服务面积： 具体保洁总面积，如办公区域、公共区域、卫生间、厨房等的面积。
物业类型： 办公室、商业综合体、工厂、学校等。
期望起始日期： 预计服务开始的时间。
合作期限： 预期的服务合同周期，如一年、两年等。

6. 服务范围与要求

这是邀请函的核心部分，务必详细具体。

服务内容明细： 明确列出各项保洁任务，例如：

日常清洁：地面清扫拖洗、桌面擦拭、垃圾清运、门窗擦拭、卫生间清洁消毒、茶水间清洁等。
定期深度清洁：地毯清洗、玻璃幕墙清洗、高空除尘、外墙清洗、石材保养等（注明频率）。
特殊服务：如绿植养护、害虫防治等（如有）。


服务频率与时间：

日常保洁：每天/每周x次，具体时间段（如工作日8:00-17:00）。
定期保洁：每周/每月/每季度x次，具体安排。
突发情况响应：对紧急保洁需求（如溢水、突发污渍）的响应时间要求。


人员要求：

数量：需配备的保洁人员数量。
资质：健康证、背景审查、培训上岗证明等。
形象与纪律：着装统一、行为规范、保密协议等。


物料设备要求：

明确是服务商自带还是由我方提供。
若服务商自带，需说明所需设备类型、清洁剂品牌/标准（如环保型）、耗材品质等。


质量标准与考核：

如何评估保洁质量（如制定SOP、现场巡查、客户反馈）。
不达标时的处理机制（如整改、罚款）。


安全管理：

服务商需承担的安全责任、员工保险、应急预案等。

7. 报价要求

报价明细： 要求提供详细的报价清单，包括各项服务的单价、总价、服务周期费用、税费等，建议按月/季度/年分开报价。
费用构成： 明确是否包含人员工资、社保、物料设备、管理费、税费等。
付款方式： 预付款、月结、季结等，以及付款周期和发票要求。
报价有效期： 明确报价的有效截止日期。

8. 时间安排

询价函发出日期： 即函件日期。
报价截止日期： 服务商提交报价方案的最后期限。
现场勘察安排： 是否提供现场勘察机会，以及勘察时间。
中标通知日期： 预计何时通知结果。
合同签订日期： 预计何时签订正式合同。

9. 联系方式

负责此次询价项目的我方联系人姓名、职务、电话、邮箱，以便服务商咨询。

10. 附件清单

如需服务商提供公司资质、营业执照、相关案例、服务承诺书等，应在此处列明。

11. 签署与日期

公司盖章，负责人签字，并注明日期。

三、撰写技巧与注意事项

措辞专业规范： 使用正式、专业的商业语言，避免口语化表达。
逻辑结构清晰： 段落分明，标题明确，便于阅读和理解。
具体而非模糊： 尽可能量化要求，如“地面无明显污渍”、“垃圾桶每日清空两次”等，减少歧义。
留有沟通余地： 即使详尽，也应表示欢迎服务商提出建设性意见或疑问。
校对： 在发送前仔细校对，确保无错别字、语法错误和格式问题。
平等互利： 在强调我方需求的同时，也要体现出寻求长期合作的意愿。

四、实用范文精选

范文一：办公室日常保洁询价邀请函

关于[公司名称]办公室日常保洁服务项目询价邀请函

尊敬的[贵公司名称]：

您好！

我方[我方公司名称]（以下简称“我方”）是一家[公司类型，如科技、贸易等]企业，致力于为员工提供优质的工作环境。为进一步提升我方办公区域的整洁度与舒适性，现诚挚邀请贵公司参与我方办公室日常保洁服务项目的询价。

一、 项目概述

1. 服务地点： [我方公司详细地址，如：XX市XX区XX路XX号XX大厦XX层]。

2. 服务面积： 办公室总面积约[X]平方米，包含办公区、会议室、茶水间、前台接待区、卫生间共[X]间等。

3. 服务期限： 预计自[XXXX年XX月XX日]起，为期一年（可协商续约）。

二、 服务范围与要求

1. 日常保洁内容（工作日周一至周五）：

a. 地面清扫、吸尘、拖拭（每日两次，上下午各一次）。

b. 办公桌面、文件柜、窗台、门框等日常接触面的擦拭（每日一次）。

c. 垃圾桶清空及垃圾袋更换（每日两次，上午上班前及下午下班前）。

d. 茶水间台面、水池、饮水机、冰箱外部清洁（每日一次）。

e. 卫生间地面、墙面、洁具、镜面清洁消毒，补充洗手液、手纸（每日两次）。

f. 玻璃门、隔断玻璃的擦拭（每日一次，保持洁净）。

2. 定期保洁内容（每周一次，周末或协商时间）：

a. 地毯吸尘、局部去污。

b. 门窗玻璃及窗框的深度擦拭。

c. 办公家具、电器外壳的全面清洁。

3. 人员要求： 需派遣[X]名固定保洁人员，具备健康证，着统一工服，遵守我方公司规章制度，具备良好的职业素养及保密意识。

4. 物料设备： 贵公司需自带所有保洁所需的物料、设备及环保型清洁剂。

5. 质量标准： 达到我方制定的《办公室保洁服务质量标准》（详见附件一），并接受我方不定期抽查及员工满意度反馈。

三、 报价要求

1. 请贵公司提供按月度核算的详细报价，包括但不限于人员工资、社保、物料耗材、设备损耗、管理费及各项税费等。

2. 请注明报价有效期。

3. 请提供贵公司营业执照复印件、相关资质证明及近三年类似项目案例。

四、 时间安排

1. 报价截止日期： [XXXX年XX月XX日]下午[XX]点前。

2. 现场勘察： 如有需要，可联系我方安排现场勘察时间。

3. 结果通知： 预计在报价截止后[X]个工作日内通知最终结果。

五、 联系方式

联系人：[我方联系人姓名]

职务：[职务]

电话：[联系电话]

邮箱：[电子邮箱]

期待您的积极响应和优质报价方案。感谢您的支持！

特此邀请！

[我方公司名称]（盖章）

[负责人签字]

XXXX年XX月XX日

范文二：商业综合体公共区域定期保洁服务询价邀请函

关于[商业综合体名称]公共区域定期保洁服务项目询价邀请函

尊敬的[贵公司名称]：

您好！

我方[我方公司名称]系[商业综合体名称]的物业管理方，为确保[商业综合体名称]公共区域的清洁卫生，提升顾客体验及商业形象，现诚挚邀请贵公司参与我方公共区域定期保洁服务项目的询价。

一、 项目概述

1. 服务地点： [XX市XX区XX路XX号，XX商业综合体]。

2. 服务范围： 涵盖商场内部公共走道、电梯、扶梯、公共卫生间、休息区、出入口、停车场部分区域等，总面积约[X]万平方米。

3. 服务期限： 预计自[XXXX年XX月XX日]起，为期两年。

二、 服务范围与要求

1. 日常保洁内容（每日运营时间内）：

a. 地面：对公共区域地面进行巡回保洁，及时清理垃圾、污渍，保持地面干燥、无尘。

b. 设施：电梯轿厢、扶梯扶手、公告栏、垃圾桶等公共设施的擦拭与清洁。

c. 卫生间：公共卫生间（包含[X]个男卫、[X]个女卫、[X]个无障碍卫生间）的全面清洁消毒、巡查、补给（洗手液、手纸、擦手纸）及异味控制。

d. 垃圾清运：各类垃圾桶的及时清空、更换垃圾袋，并将垃圾转运至指定垃圾房。

e. 紧急处理：对突发性溢洒、污渍等进行快速响应处理。

2. 定期深度保洁内容（需在非营业时间或人流量低谷期进行，具体时间协商）：

a. 地面：石材地面晶面处理或打蜡（每季度一次），地砖深度清洗（每月一次）。

b. 玻璃：公共区域门窗、玻璃幕墙、玻璃围栏的清洗（每月一次）。

c. 墙面：公共区域墙面、柱面局部清洁（每月一次）。

d. 高空除尘：公共区域高空灯具、装饰品等的除尘（每半年一次）。

3. 人员要求： 需提供详细的团队配置方案（班次、人数），人员需统一着装、佩戴标识，持健康证上岗，具备大型商业综合体保洁经验，服从我方物业管理。

4. 物料设备： 贵公司需提供详尽的保洁设备（如洗地机、吸尘器、高压水枪等）和清洁剂（需符合环保标准）清单。

5. 安全管理： 贵公司需制定完善的安全操作规程和应急预案，并购买员工相关保险。

6. 考核标准： 我方将依据《商业综合体公共区域保洁服务质量考核细则》（详见附件一）进行月度考核，考核结果与服务费用挂钩。

三、 报价要求

1. 请提供按月度/季度/年度核算的报价，并详细列明各项服务的收费标准。

2. 请分别列出日常保洁和定期深度保洁的费用构成。

3. 请注明贵公司提供的增值服务（如有）及相关费用。

4. 请附上贵公司企业简介、相关资质证明、业绩案例（尤其是有大型商业综合体保洁经验的）及服务承诺书。

四、 时间安排

1. 报价截止日期： [XXXX年XX月XX日]下午[XX]点前。

2. 现场勘察： 我方将于[XXXX年XX月XX日]-[XXXX年XX月XX日]组织统一现场勘察，请提前预约。

3. 结果通知： 预计在[XXXX年XX月XX日]前通知中标单位。

五、 联系方式

联系人：[我方联系人姓名]

职务：[职务]

电话：[联系电话]

邮箱：[电子邮箱]

期待与您携手，共创整洁舒适的商业环境！

特此邀请！

[我方公司名称]（盖章）

[负责人签字]

XXXX年XX月XX日

范文三：一次性或开荒保洁项目询价邀请函

关于[项目名称]开荒保洁服务项目询价邀请函

尊敬的[贵公司名称]：

您好！

我方[我方公司名称]近期完成了[项目名称，如：新办公楼装修工程/新建厂房项目]，为确保新环境投入使用前的清洁卫生标准，现诚挚邀请贵公司参与我方开荒保洁服务项目的询价。

一、 项目概述

1. 服务地点： [XX市XX区XX路XX号，XX大厦X层/XX厂房]。

2. 服务面积： 总面积约[X]平方米，包含[具体区域，如：办公区、会议室、走廊、卫生间、茶水间、大厅等]，装修类型为[精装修/简装修]。

3. 服务性质： 一次性开荒保洁。

4. 预计服务时间： [XXXX年XX月XX日]至[XXXX年XX月XX日]，共[X]天。

二、 服务范围与要求

1. 保洁内容：

a. 全面清除装修遗留的建筑垃圾、灰尘、水泥渍、油漆点等。

b. 地面深度清洁，包括吸尘、扫除、拖洗、必要时进行地板打蜡或石材晶面处理。

c. 墙面、天花板、窗台、门框等高处及角落的除尘擦拭。

d. 玻璃（内外）擦拭，确保无水痕、无灰尘。

e. 卫生间洁具、厨房厨具、灯具、开关面板、插座等设施的清洁擦拭。

f. 家具（如有）内外侧清洁，柜体内部吸尘擦拭。

g. 空调出风口、消防管道等高空设施的除尘。

2. 人员要求： 需派遣经验丰富、技术熟练的开荒保洁团队，人员数量需保证在[X]天内完成所有工作，并对施工过程中的安全负责。

3. 物料设备： 贵公司需自带所有专业的开荒保洁设备（如大型吸尘器、高压清洗机、擦窗器等）及环保型清洁剂，确保不对装修材料造成损害。

4. 质量标准： 达到“三无一净”标准（无灰尘、无杂物、无污渍、玻璃洁净透亮），且通过我方现场验收。

5. 安全管理： 贵公司需全面负责施工期间所有人员的人身安全及施工安全，购买相关保险，并遵守我方现场管理规定。

三、 报价要求

1. 请提供总价报价，并详细列明各项费用构成（如人工费、材料费、设备租赁费、管理费、税费等）。

2. 请注明贵公司能否在指定时间内完成任务，并提供相应的保障措施。

3. 请提供贵公司营业执照复印件、相关资质证明、开荒保洁案例及服务承诺。

4. 请注明报价有效期。

四、 时间安排

1. 报价截止日期： [XXXX年XX月XX日]下午[XX]点前。

2. 现场勘察： 我方欢迎贵公司进行现场勘察，请提前预约，联系人：[我方联系人姓名]。

3. 结果通知： 预计在[XXXX年XX月XX日]前通知中标单位。

五、 联系方式

联系人：[我方联系人姓名]

职务：[职务]

电话：[联系电话]

邮箱：[电子邮箱]

期待您的专业方案，感谢您的合作！

特此邀请！

[我方公司名称]（盖章）

[负责人签字]

XXXX年XX月XX日

五、结语

一份精心撰写的保洁服务询价邀请函，是您高效、精准筛选优质保洁服务商的关键第一步。它不仅能帮助您清晰地表达需求，确保服务的专业性和质量，更能为您节约大量沟通成本。希望本文提供的撰写指南、核心要素和实用范文能助您轻松应对保洁服务询价的挑战，找到最符合您需求的理想合作伙伴，共同营造一个更加清洁、健康、舒适的环境。

2025-11-04

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