学校采购询价邀请函：专业撰写指南与实用范文291

作为一名专业的邀请函创作者，我深知一份专业、精准的邀请函在采购流程中的关键作用。它不仅是信息传递的载体，更是展现学校专业形象、吸引优质供应商、确保采购效率和透明度的重要工具。
在正式撰写学校采购询价邀请函之前，我们首先需要理解其核心目的和重要性。学校采购询价邀请函，顾名思义，是学校为了某一具体的采购项目，向潜在的合格供应商发出的，邀请其就特定商品或服务提交报价的正式函件。它通常用于采购金额较小、技术规格明确、市场供应充足的商品或服务。一份优秀的询价函能够清晰地传达采购需求、规范报价流程，从而帮助学校在众多供应商中筛选出性价比最高、服务最优的合作伙伴，确保学校资源的合理有效利用，同时符合公开、公平、公正的采购原则。

在学校的日常运营中，从教学设备、办公用品到基础设施维护，采购活动无处不在。为了确保采购过程的透明、高效与合规，一份清晰、专业的询价邀请函是不可或缺的。它不仅是学校与潜在供应商之间沟通的桥梁，更是奠定双方合作基础的第一步。本文将深入剖析学校采购询价邀请函的撰写要点，并提供一份详细的实用范文，帮助您轻松制作出高质量的采购邀请函。

撰写学校采购询价邀请函的关键要点

一份优秀的学校采购询价邀请函应包含以下核心要素，并力求内容完整、表述严谨：

1. 标题与发函单位： 标题应明确指出函件的性质，如“关于[采购项目名称]询价邀请函”。发函单位需写明学校全称，体现正式性。

2. 受邀单位与发函日期： 明确告知函件的接收方（如“致：[供应商名称]”或“致：各潜在供应商”），并注明发函的具体日期，便于记录和追踪。函件编号（如：XX-CG-2023-001）是良好的管理实践。

3. 项目背景与采购目的： 简要介绍本次采购的背景，说明学校为何需要采购此项商品或服务，让供应商了解项目的重要性。

4. 详细的采购清单与技术规格： 这是询价函的核心内容。必须准确列出所需采购的商品名称、型号、数量、技术参数、性能要求、质量标准等。对于服务类采购，则需详细描述服务范围、内容、标准、完成时间等。越详细越具体，越能确保供应商报价的准确性。

5. 报价要求与格式：

报价构成： 明确要求供应商提供包含哪些费用（如产品价格、运输费、安装费、税费、售后服务费等），并说明是含税价还是不含税价。
报价有效期： 要求供应商承诺其报价的有效期限。
报价单格式： 如有特定表格或模板，应提供或说明，确保各家报价可比性。
资质要求： 明确供应商需提供的相关资质证明文件，如营业执照、生产许可证、经营许可证、产品合格证、售后服务承诺书、相关业绩证明等。

6. 提交方式与截止日期： 详细说明报价文件的提交方式（如密封投递、电子邮件、在线平台上传等）、提交地址及报价的截止日期和具体时间，精确到时分，逾期提交的报价通常不予受理。

7. 交付与服务要求： 明确商品的交付时间、交付地点、安装要求、验收标准、质保期限、售后服务承诺（如响应时间、维修方式、备件供应等）等。

8. 结算方式： 简要说明学校的付款条件，如预付款比例、货到付款、验收合格后付款、分期付款等。

9. 联系方式与咨询： 提供负责本次采购的联系人姓名、职务、办公电话、手机和电子邮箱，方便供应商在报价前进行咨询和澄清。

10. 其他重要条款：

学校保留对所有报价进行评估、拒绝或重新组织采购的权利。
强调报价的真实性和准确性，对虚假报价可能造成的后果予以提示。
要求对询价函内容进行保密，不得泄露给无关第三方。

11. 落款： 学校全称、部门名称、公章以及发函日期。

学校采购询价邀请函范文

以下是一份可供参考的学校采购询价邀请函范文，您可以根据具体项目进行调整和完善：

发函单位： [学校全称]

函件编号： [如：XX-CG-2023-001]

发函日期： [XXXX年XX月XX日]

受邀单位： [供应商名称/各潜在供应商]

事由：关于[采购项目名称]询价邀请函

尊敬的[供应商名称/负责人姓名]：

您好！

为进一步提升我校[教学/办公/生活]条件，满足[具体需求，如：新学期教学需要/实验室升级改造/师生办公需求]，我校拟采购一批[采购商品/服务名称]。现诚挚邀请贵公司就本项目提供专业报价，以供我校采购部门进行评估。

一、采购项目概况

项目名称： [采购项目名称，如：多媒体教室设备采购项目]

采购内容：

序号
物品名称
品牌/型号/规格
单位
数量
主要技术参数/要求

1
互动触控一体机
不限/推荐主流型号
台
10
86英寸，4K分辨率，安卓/Windows双系统，支持多点触控，内置OPS电脑模块（i5/8G/256G），带升降推车。

2
教学扩音设备
不限
套
10
无线麦克风，音箱功率30W以上，音质清晰，抗干扰能力强。

3
多媒体中央控制系统
不限
套
10
支持一键启停，远程控制，兼容现有设备。

交付时间： 合同签订后[X]个工作日内完成供货、安装及调试。

交付地点： [学校具体地址，如：XX市XX区XX路XX号XX学校]

验收标准： 严格按照国家相关标准及询价函中列明的技术参数和要求进行验收，并提供厂家出厂合格证及相关检测报告。

二、报价要求

1. 报价内容： 请贵公司对上述采购项目进行详细报价，报价单应包含但不限于：产品单价、总价、运输费、安装调试费、税费、技术服务费等所有相关费用。请明确注明是含税价（增值税专用发票，税率XX%）或不含税价。

2. 报价有效期： 贵公司所报价格须自报价截止日起至少[30]个自然日内有效。

3. 资质文件： 提交报价时，请一并提供以下资质证明文件（加盖公章）：

企业营业执照副本复印件。
法定代表人身份证明书及授权委托书（如有委托）。
税务登记证和组织机构代码证复印件（或三证合一的营业执照）。
产品相关认证证书、检测报告（如CCC认证、节能环保认证等）。
近三年内在类似项目上的成功案例证明（如有，附合同复印件）。
售后服务承诺书，包含质保期、响应时间、维修方式、备件供应等。
其他贵公司认为有助于提升竞争力的资料。

4. 提交方式： 报价文件须采用密封形式递交，并在信封上注明“XXXX项目报价”字样，信封封口处加盖公章。或以电子版形式发送至指定邮箱（请确保文件可编辑性，如Word/Excel格式），并同时附上加盖公章的PDF扫描件。

5. 提交截止时间： 请于[XXXX年XX月XX日] [上午/下午] [XX时XX分] 前将报价文件递交至[学校采购部门办公室/指定地点]。逾期递交或不符合要求的报价文件将不予受理。

三、付款方式

原则上采用验收合格后支付[XX]%货款，余款在质保期满后支付。具体结算方式可在合同中进一步约定。

四、其他说明

1. 我校将根据各供应商的报价、资质、技术方案、售后服务承诺及综合实力等因素进行综合评定，选择最优供应商。我校保留不接受任何或所有报价，以及终止本次询价活动的权利，且对未中标的供应商不作任何解释。

2. 贵公司应对本次询价函的内容严格保密，不得向任何第三方泄露。

3. 报价文件一经提交，即视为贵公司已完全理解并接受本询价函的所有条款。

如有任何疑问，请及时与我校联系。感谢贵公司对我校采购工作的支持与配合！

此致

敬礼！

[学校全称]（盖章）

采购部门：[具体部门名称]

联系人：[联系人姓名]

联系电话：[办公电话]

电子邮箱：[电子邮箱]

学校地址：[学校详细地址]

结语

一份精心撰写的学校采购询价邀请函，不仅能有效吸引潜在的优质供应商，确保采购流程的规范化和透明化，更能为学校节省采购成本，提升采购效率。希望本文提供的撰写指南和范文能帮助您更好地完成学校采购询价工作，为学校的发展提供坚实的物资保障。记住，清晰、严谨、专业的语言是您成功迈出采购第一步的关键。

2025-11-02

上一篇：艺术馆开业邀请函：从撰写到发送的完整攻略与精美范文

下一篇：招商会短信邀请函撰写全攻略：核心要素、精选范文与高效发送策略