商务询价邀请函撰写指南及模板范例22


商务询价邀请函是企业在采购商品或服务之前,向潜在供应商发出的一种正式文件。一份优秀的询价邀请函不仅要清晰地表达采购需求,更要体现企业的专业性和规范性,从而吸引合格供应商积极参与报价。撰写询价邀请函需要考虑多个方面,包括目标供应商的选择、需求的精准描述、报价截止日期的设定,以及相关法律条款的遵守等等。 一份好的询价邀请函能够提高效率,节省时间和成本,并最终获得最合适的供应商和最优的报价。以下我们将从多个方面深入探讨商务询价邀请函的撰写,并提供多个不同场景下的模板范例,帮助您更好地完成询价工作。

在开始撰写询价邀请函之前,我们需要明确以下几个关键要素:首先,明确采购需求,这包括商品或服务的具体规格、数量、质量标准、技术参数等。其次,确定目标供应商,根据以往合作经验、市场口碑、行业地位等因素选择合适的供应商。再次,设定合理的报价截止日期,留给供应商充足的时间进行报价准备,同时也要保证项目的进度。最后,明确付款方式和交货时间,以及其他相关的法律条款,例如保密条款、知识产权等。

接下来,我们将提供几个不同场景下的询价邀请函模板范文,并详细解释每个部分的设计思路和注意事项:

一、 标准型询价邀请函模板

[公司名称]

地址:[公司地址]

电话:[公司电话]

传真:[公司传真]

邮箱:[公司邮箱]

日期:[日期]

致:[供应商名称]

主题:[项目名称]询价邀请函

尊敬的[供应商名称]:

我公司[公司名称]现正进行[项目名称]项目,需要采购[商品或服务名称],具体需求如下:

1. 产品/服务描述:[详细描述产品或服务的规格、参数、数量、质量标准等,可以使用表格形式,清晰明了。]

2. 技术要求:[列出具体的技术要求,例如兼容性、性能指标等。]

3. 质量要求:[详细描述质量标准,例如检测标准、合格率等。]

4. 交货时间:[指定交货时间及地点。]

5. 付款方式:[说明付款方式和付款期限。]

请贵公司根据以上需求提供详细报价,包括单价、总价、税费、运输费用等,并提供相关资质证明文件。报价截止日期为[日期],请将报价文件以电子版形式发送至[邮箱地址]。

感谢您的参与!

此致

敬礼!

[公司盖章]

[联系人姓名及职务]

二、 针对特定产品的询价邀请函模板

(例如:采购办公家具)

本模板与标准型类似,只是在“产品/服务描述”部分更加细致,例如:

1. 产品/服务描述:

需要采购以下办公家具:
* 办公桌:数量10张,尺寸1.2m*0.6m,材质:实木,颜色:胡桃色,需提供材质证明和环保检测报告。
* 办公椅:数量10把,人体工学设计,可调节高度,材质:网布,颜色:黑色。
* 文件柜:数量5个,钢制,带锁,尺寸:1.8m*0.4m*0.4m。
* 会议桌:数量1张,尺寸2.4m*1.2m,材质:实木,颜色:胡桃色。
* 会议椅:数量12把,材质:真皮,颜色:黑色。

其余部分与标准型模板类似。

三、 紧急型询价邀请函模板

在紧急情况下,需要在邀请函中明确说明紧急程度,并相应调整报价截止日期:

在标准模板的基础上,添加以下语句:

“鉴于项目紧急性,请贵公司在[日期]前提供报价,我公司将优先考虑快速响应的供应商。”

四、 国际贸易询价邀请函模板

国际贸易询价邀请函需要考虑国际贸易规则,例如支付方式、运输方式、关税等,并使用英文撰写:

(英文模板示例,需根据具体情况修改)

[Company Name]

Address: [Company Address]

Date: [Date]

To: [Supplier Name]

Subject: Invitation for Quotation - [Project Name]

Dear [Supplier Name],

Our company, [Company Name], is seeking quotations for [Products/Services]. The detailed specifications are attached.

Please submit your quotation including but not limited to the following:

* Unit price

* Total price

* Payment terms

* Delivery terms (Incoterms)

* Delivery time

* Warranty period

The deadline for submission of quotations is [Date]. Please submit your quotation to [Email Address].

Thank you for your time and consideration.

Sincerely,

[Your Name/Company Representative]

记住,以上只是一些模板,实际撰写时需要根据具体情况进行修改和调整,确保邀请函准确、完整、规范,才能达到最佳效果。

2025-06-16


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